Blenheim Palace omgevormd tot topklasse conferentielocatie

Voor de vierde editie van de European Political Community Summit werkten we, samen met ons agentschapspartner Identity, aan de transformatie van Blenheim Palace tot een volwaardig diplomatiek centrum. Hier kwamen 46 Europese regeringsleiders samen om te spreken over urgente kwesties die Europa aangaan.

De top ademde grandeur én diplomatie, met als hoogtepunt een koninklijke ontvangst georganiseerd door Koning Charles III en premier Sir Keir Starmer.

De uitdaging

Hosting an event of this scale at Blenheim Palace during the busy summer months presented some challenges.

Beperkte toegang 

Blenheim Palace bleef tijdens de opbouw open voor publiek. Hierdoor moesten onze teams rekening houden met beperkte werktijden en gedeelde toegang met andere evenementen op het terrein.

Duurzaamheidsdoelen

Duurzaamheid stond centraal — zowel voor ons als voor de FCDO, Identity en Blenheim Palace. Het behalen van de ISO 20121 Event Sustainability Standard certificering was een gezamenlijke doelstelling.

De oplossing

Samen met Identity realiseerden we in totaal 10.000 m² aan hoogwaardige, tijdelijke eventstructuren, waarmee we Blenheim Palace omtoverden tot een volwaardig summit-terrein.

Locatie 1: Perscentrum

Volledig uitgerust om internationale pers- en mediateams te ontvangen.
Structuur: Maxiflex
Oppervlakte: 4.400 m²

Locatie 2: Delegatie lounge

Een gastvrije ruimte om te netwerken en tot rust te komen.
Structuur: Anova
Oppervlakte: 1.800 m²

Locatie 3: Overlegruimtes

Aaneengeschakelde vergaderruimtes voor vertrouwelijke gesprekken.
Structuur: Delta Vista
Oppervlakte: 2.600 m²

Locatie 4: Faciliteiten voor crew

Comfortabele voorzieningen voor meer dan 1.000 crewleden.
Structuur: Maxiflex
Oppervlakte: 1.200 m²

We brachten continuïteit en expertise in dit project door dezelfde plannings- en bouwteams in te zetten die ook verantwoordelijk waren voor de succesvolle AI Summit op Bletchley Park (2023). Dit zorgde voor een gestroomlijnde, effectieve samenwerking met Identity.

Duurzaamheidsinitiatieven

Duurzaamheid stond centraal voor alle betrokken partijen: onze eigen teams, Identity, het Britse ministerie van Buitenlandse Zaken (FCDO) en Blenheim Palace.

• Waar mogelijk werd bestaand meubilair van Blenheim Palace ingezet, aangevuld met gehuurde elementen om materiaalverbruik te beperken.
• Op maat gemaakte onderdelen werden zo ontworpen dat ze herbruikbaar waren voor toekomstige evenementen, of werden geschonken aan lokale organisaties of het paleis zelf — als blijvende nalatenschap.

Lees hier meer over onze duurzaamheidsaanpak.

Het resultaat – Nieuwe standaard voor internationale topontmoetingen

Trevor Smith, technisch directeur site-infrastructuur bij Identity, deelde dit compliment met ons:

“Jullie hebben opnieuw het onmogelijke mogelijk gemaakt en een omgeving gecreëerd die zelfs een koning waardig is – en hij kwam ook écht!

De feedback van onze klant en de aanwezige gasten was de beste die ik ooit heb meegemaakt. Het FCDO ziet dit nu als de nieuwe maatstaf voor toekomstige internationale toppen in het VK.

Jullie team was continu aanwezig en gaf ons het gevoel dat we volledig ondersteund werden. De structuren zagen er fantastisch uit en als er iets speelde, werd het direct opgelost.

Een groot dankjewel aan iedereen – jullie mogen enorm trots zijn op wat jullie samen hebben bereikt.”

Conclusie

Het organiseren van evenementen op topniveau is een van onze grootste krachten. Of u nu een wereldwijde top of een kleinschaliger overheidsbijeenkomst plant: wij hebben de ervaring én de expertise om uw visie waar te maken.

Benieuwd naar meer praktijkvoorbeelden van onze modulaire eventoplossingen?