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Qué buscar en proveedores de eventos | parte 1

Cómo elegir socios que te preparen para el éxito

Elegir los proveedores adecuados para tu evento es clave. La elección de socios a veces puede tener más impacto que el presupuesto; afecta a la apariencia del evento, la experiencia que tendrán sus clientes y visitantes, su horario y la tranquilidad de que todo está en buenas manos. En resumen: los socios juegan un papel importante en el éxito del evento, es decir, su propio éxito. Aquí hay tres consejos de un proveedor de eventos centenario. Estos consejos le ayudarán a elegir los socios que lo prepararán tanto a usted como a su evento para el éxito.

Nuestros tres mejores consejos para seleccionar a los proveedores de eventos perfectos:

Elija a un socio
que le organice el evento para que usted se pueda concentrar y crecer en su trabajo diario

  1. que le dará el mejor consejo posible y se centrará en sus objetivos
  2. en el que pueda confiar para ofrecer una solución segura y hacer el trabajo: el espectáculo debe continuar
  3. que le organice el evento para que usted se pueda concentrar y crecer en su trabajo diario

Haga esto y verá crecer exponencialmente sus posibilidades de éxito.

Consejo n. 1

De proveedor a caja de resonancia

Los proveedores de calidad le permiten utilizar la propia experiencia como su  ventaja

El mejor evento comienza con el mejor plan posible. No tiene que idear este plan por su cuenta, sus proveedores lo harán y utilizarán la experiencia que tienen para que usted se beneficie. Por eso, nuestro primer consejo es: elija siempre proveedores que estén involucrados, que ofrezcan asesoramiento proactivo y no solicitado y cuyo asesoramiento se realice teniendo en cuenta SUS objetivos (no los de ellos).

En el transcurso de nuestra existencia de más de cien años, hemos descubierto que la colaboración a menudo produce los mejores resultados. Los buenos proveedores que priorizan los objetivos del cliente por encima de los propios, siempre ofrecen la posibilidad de beneficiarse de su propia experiencia.

Elijiendo un proveedor involucrado
An involved, trustworthy, and experienced supplier won’t mind acting as your sounding board. In fact, he or she will probably look for the opportunity to offer you advice.

Un proveedor involucrado, de confianza y experimentado no le importará actuar como su caja de resonancia. De hecho, probablemente buscará cualquier oportunidad para aconsejarle.

“Durante nuestro primer contacto, ya estoy haciendo preguntas activamente”, dice Barbara Hendrikx-Kalksma, gerente de cuentas senior de eventos en Losberger De Boer. “Cuanto más sepamos, más podremos atender nuestra oferta final para satisfacer las necesidades de los clientes. Los buenos proveedores son expertos en sus campos. Me atrevería a decir que nosotros también. Por eso, a menudo, después de hacer preguntas e involucrarnos con las necesidades y deseos del cliente, ofrecemos soluciones diferentes a las que el cliente solicitó originalmente. Ellos se especializan en organizar eventos, nosotros nos especializamos en ofrecer soluciones de espacio. Por eso buscaremos activamente información y oportunidades para ofrecer la mejor solución posible. Siempre aconsejaría a las personas que busquen esta calidad en un proveedor. ¿Hacen preguntas desde el principio, quieren conocerte a ti, a tu negocio y a tus objetivos? Si es así: ¡genial! Si no es así, se puede hacer mejor.”

"Elija un socio que lo desafíe a crear una experiencia única e inolvidable y que esté verdaderamente comprometido con el éxito de su evento"

La oferta debe centrarse en sus objetivos.
Esto debería ser un hecho, ¿verdad? Sí, debería. Pero, lamentablemente, todos sabemos que no siempre es así. No todas las ofertas se hacen pensando en los mejores intereses del cliente. A veces, un proveedor ofrecerá el producto A, mientras que B sería igual de bueno (o mejor), pero el producto A ofrecerá un margen mayor, o simplemente es más conveniente.

Un proveedor que sea digno de una asociación a largo plazo se centrará en sus objetivos, no en los de ellos. Esto es difícil de comprobar, pero a menudo el simple hecho de preguntar por qué ofrecen el producto A en lugar del B ayudará a llegar al final de su oferta. Vale la pena invertir tiempo en la investigación de proveedores, porque elegir a los socios adecuados ahorra mucho tiempo para más adelante, o bien para otros futuros proyectos.

Una última pregunta por hacer
Después de recibir la oferta, pregunte si este es el precio total. Literalmente, pídales que confirmen que no habrá costes adicionales e indique que, después de la confirmación, la suma final indicada es la cantidad máxima que pagará. No hace falta decirlo, pero los proveedores de confianza siempre le ofrecerán un precio total. Nosotros, en Losberger De Boer, creemos en la transparencia total y ofrecemos explicaciones adicionales sobre los costes en todas nuestras ofertas.

“Trabajar con Losberger De Boer es muy agradable, porque ven las cosas desde tu perspectiva. Su objetivo es proporcionar una solución adecuada y nuestras reuniones me han ayudado mucho ".

Sebas Groenveld, comisionado y punto de contacto en el Rowing WC en Rotterdam, 2019.

Consejo n. 2 y 3

Asegúrate de revisar los consejos

no. 2 (sobre la selección de un socio que pueda garantizar que tu evento continúa) y 3 (sobre la elección de un socio que te ahorre tiempo y no te cueste tiempo) también.