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Worauf Sie bei der Auswahl eines Event-Partners achten sollten | Teil 1

Wie Sie Partner auswählen, die IHNEN zum Erfolg verhelfen

Die Wahl des richtigen Partners für Ihr Event ist entscheidend. Sie hat nicht nur Auswirkungen auf Ihr Budget, sondern auch auf das Konzept und die Atmosphäre Ihrer Veranstaltung, auf die Erfahrungen, die Ihre Kunden und Besucher machen werden, auf Ihren Zeitplan und vielleicht, nur vielleicht, sogar auf Ihre Fähigkeit, nachts zu schlafen. Kurz gesagt: Ihre Partner spielen eine bedeutende Rolle für den Erfolg Ihrer Veranstaltung und damit auch für Ihren eigenen Erfolg. Hier sind drei Tipps eines hundertjährigen Eventanbieters, die Ihnen helfen werden, die Partner auszuwählen, die sowohl Sie als auch Ihre Veranstaltung zum Erfolg führen.

Unsere drei Top-Tipps für die Auswahl der perfekten Event-Partner: 

Wählen Sie einen Partner:

  1. der Sie bestmöglich berät und sich auf Ihre Ziele konzentriert
  2. der Ihnen die Sicherheit gibt, alles im Griff zu haben und dem Sie zutrauen, den Auftrag zu meistern – the Show must go on!
  3. der Ihnen Zeit abnimmt, so dass Sie in dem, was Sie tun, glänzen können

Mit diesen Tipps werden Sie beeindrucken!

 

Tipp Nr. 1

Vom Lieferanten zum kompetenten Partner

Qualitätslieferanten ermöglichen es Ihnen, ihre Erfahrung zu IHREM Vorteil zu nutzen

Die beste Veranstaltung beginnt mit dem besten Plan. Im Idealfall müssen Sie sich diesen Plan nicht selbst ausdenken und Sie können darauf vertrauen, dass Ihre Lieferanten ihre Erfahrung zu Ihrem Vorteil nutzen. Deshalb lautet unser erster Tipp: Wählen Sie immer Lieferanten, die sich engagieren, die Sie proaktiv und unaufgefordert beraten und deren Beratung sich an IHREN Zielen orientiert.

Im Laufe unseres mehr als hundertjährigen Bestehens haben wir festgestellt, dass gute Zusammenarbeit oft die besten Ergebnisse bringt. Gute Lieferanten, die Ihre Ziele über ihre eigenen stellen, werden Ihnen immer die Möglichkeit bieten, von ihrer Erfahrung zu profitieren.

Die Wahl eines engagierten Lieferanten

Ein engagierter, vertrauenswürdiger und erfahrener Lieferant wird sich nicht scheuen, Sie in jeglicher Hinsicht zu unterstützen. Wahrscheinlich wird er oder sie sogar die Gelegenheit suchen, Ihnen Ratschläge zu geben.

"Schon bei unserem ersten Gespräch stelle ich aktiv Fragen", sagt Barbara Hendrikx-Kalksma, Senior Account Manager Events bei Losberger De Boer. "Je mehr wir wissen, desto mehr können wir unser Angebot auf die Bedürfnisse des Kunden abstimmen. Gute Lieferanten sind Experten auf ihrem Gebiet. Ich wage zu behaupten, dass wir das auch sind. So kommt es oft vor, dass wir, nachdem wir Fragen gestellt und uns auf die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden eingelassen haben, andere Lösungen anbieten, als der Kunde ursprünglich gewünscht hat. Der Kunde ist spezialisiert auf die Ausrichtung von Veranstaltungen, wir sind spezialisiert auf die Bereitstellung der perfekten Raumlösung. Wir suchen also aktiv nach Informationen und Möglichkeiten, um die bestmögliche Lösung anzubieten. Ich würde jedem raten, nach dieser Qualität bei einem Anbieter zu suchen. Stellen sie von Anfang an Fragen, wollen sie Sie, Ihr Geschäft und Ihre Ziele kennen lernen? Wenn ja: großartig! Wenn nicht, dann fürchte ich, könnten Sie es besser machen."

'Wählen Sie einen Partner, der Sie herausfordert, ein einzigartiges und unvergessliches Erlebnis zu schaffen, und der sich wirklich für den Erfolg Ihrer Veranstaltung einsetzt'

Das Angebot sollte Ihre Ziele und Wünsche berücksichtigen
Das sollte eine Selbstverständlichkeit sein, oder? Ja, das sollte es. Aber leider wissen wir alle, dass dies nicht immer der Fall ist. Nicht jedes Angebot wird in Ihrem besten Interesse erstellt. Manchmal bietet ein Lieferant Produkt A an, obwohl B genauso gut (oder besser) wäre, aber Produkt A liefert eine höhere Marge oder ist einfach bequemer. 

Ein Lieferant, der an einer langfristigen Partnerschaft Interesse hat, wird sich auf Ihre Ziele konzentrieren, nicht auf seine eigenen. Das ist schwer zu überprüfen, aber oft hilft es, einfach zu fragen, warum er Produkt A statt B anbietet, um seinem Angebot auf den Grund zu gehen. Fragen Sie auch, ob sie Beispiele (oder Fälle) haben, in denen Produkt A in einer ähnlichen Umgebung eingesetzt wird. Ein wenig Recherche im Vorfeld ist ebenfalls sehr hilfreich. Es zahlt sich aus, Zeit in die Lieferantenrecherche zu investieren, denn die Wahl der richtigen Partner spart Ihnen später viel Zeit, wenn es hektisch wird, und auch auf lange Sicht, wenn Sie an zukünftige Projekte denken.

Eine letzte Frage, die Sie stellen sollten

Nachdem Sie das Angebot erhalten haben, fragen Sie, ob dies der Gesamtpreis ist. Bitten Sie wortwörtlich darum, zu bestätigen, dass keine zusätzlichen Kosten anfallen werden, und erklären Sie, dass die aufgeführte Endsumme nach der Bestätigung der maximale Betrag ist, den Sie zu zahlen bereit sind. Es sollte eine Selbstverständlichkeit sein, aber vertrauenswürdige Anbieter werden Ihnen immer einen All-in-Preis anbieten. Wir bei Losberger De Boer glauben an volle Transparenz und bieten in allen unseren Angeboten zusätzliche Erklärungen zu den Kosten.

Testimonial:

Die Zusammenarbeit mit Losberger De Boer ist sehr angenehm, weil sie die Dinge aus unserer Perspektive betrachten. Ihr Fokus liegt darauf, eine passende Lösung zu finden, und unsere Meetings haben mir sehr geholfen."

Sebas Groenveld, commissioner and point-of-contact at the Rowing WC in Rotterdam, 2019.